Datenschleuder Excel

Vermeiden Sie Datenpannen im Zusammenhang mit der Verwendung von Microsoft Excel.

 

Einleitung

Microsoft Excel ist längst ein unentbehrliches und hocheffizientes Tool im täglichen Büroalltag geworden. Dank seiner vielfältigen Funktionen und Flexibilität hat es sich in vielen Unternehmen als unverzichtbares Arbeitsmittel etabliert. Doch gerade bei der Handhabung so mächtiger Software können Fehler schnell zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen führen – mit weitreichenden Konsequenzen für Unternehmen und betroffene Personen.

 

Ein Beispiel für eine Datenpanne

Stellen Sie sich vor, ein Geschäftspartner benötigt dringend bestimmte Daten, die in einer Excel-Tabelle gespeichert sind. Um die Datenübermittlung zu erleichtern, wird die Datei als E-Mail-Anhang weitergeleitet. Was zunächst harmlos erscheint, entpuppt sich später als folgenschwer:

• Die Excel-Datei enthielt mehrere Datenblätter, von denen einige zusätzliche personenbezogene Daten enthielten.
• Diese zusätzlichen Informationen waren weder für den Geschäftspartner bestimmt, noch bestand eine rechtliche Grundlage zur Weitergabe.
• Die unachtsame Versendung der Datei führte somit zu einem meldepflichtigen Datenschutzvorfall, bei dem unbeteiligte Personen betroffen waren.

Dieses Beispiel zeigt eindrücklich, wie leicht vermeidbare Fehler im Umgang mit Excel zu erheblichen Datenschutzproblemen führen können.

 

Unsichtbare Daten bergen besondere Risiken

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Tatsache, dass Excel oft mehr Informationen speichert, als auf den ersten Blick sichtbar ist.

• Versteckte Inhalte: In einzelnen Feldern können zusätzliche Daten hinterlegt sein, die nicht unmittelbar erkennbar sind.
• Änderungsverfolgung: Funktionen wie die Änderungsverfolgung speichern historische Daten, die erst sichtbar werden, wenn man mit der Maus über bestimmte Bereiche fährt.

Diese unsichtbaren Daten können eine erhebliche Gefahr darstellen, wenn sie ungewollt an Dritte weitergegeben werden. Ein sorgsamer Umgang mit solchen Funktionen ist daher unerlässlich.

 

Wie können derartige Datenpannen vermieden werden?

Angesichts der Komplexität von Excel gilt es, einige grundlegende Prinzipien zu beachten, um Datenpannen zu vermeiden:

• Bewusster Einsatz: Verwenden Sie Excel nur dann, wenn es auch klare Vorteile bietet. Oft lassen sich einfache Tabellen ebenso gut mit einer Textverarbeitung erstellen.
• Sinnvolle Strukturierung: Organisieren Sie Ihre Arbeitsmappen strukturiert. Überlegen Sie, ob es sinnvoller ist, zwei getrennte Excel-Dateien zu verwenden, statt eine Datei mit mehreren Tabellenblättern, wenn diese nicht in einem direkten sachlichen Zusammenhang stehen.
• Kontrolle und Überprüfung: Bevor Daten an Dritte weitergegeben werden, sollte immer geprüft werden, welche Informationen die Datei tatsächlich enthält. Entfernen Sie überflüssige oder vertrauliche Datenblätter und deaktivieren Sie Funktionen, die sensible Informationen speichern könnten.

 

Ein PDF ist oft die bessere Alternative bei der Dateiweitergabe

Oftmals benötigen die Empfänger die weitergegebenen Dateien lediglich zur Ansicht und nicht zur Bearbeitung. In solchen Fällen bietet sich eine PDF-Datei als Alternative an:

• Einfache Kontrolle: PDFs ermöglichen eine abschließende visuelle Kontrolle der Inhalte, sodass Sie mit wenigen Blicken feststellen können, ob alle vertraulichen Informationen entfernt wurden.
• Sicherheit: Da PDF-Dateien in der Regel nicht bearbeitet werden können, minimiert sich das Risiko, dass ungewollt noch versteckte Daten weitergegeben werden.

 

Fazit

Die Nutzung von Excel bringt zweifellos zahlreiche Vorteile, birgt aber auch erhebliche Risiken im Bereich Datenschutz. Durch einen bewussten und strukturierten Umgang sowie den gezielten Einsatz alternativer Dateiformate wie PDF können Sie Datenpannen wirkungsvoll vermeiden und den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Bleiben Sie wachsam und überprüfen Sie Ihre Daten immer sorgfältig, bevor Sie sie weiterleiten – so schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch die Rechte der betroffenen Personen.

 

Externer Link