Speicherfristen von Bewerberdaten

Wie lange dürfen sie gespeichert werden?

In Zeiten strenger Datenschutzvorgaben und wachsender Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten ist es auch im Recruiting entscheidend, klare Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten zu haben. In diesem Blogartikel beleuchte ich, welche Grundsätze und Fristen zu beachten sind, und wie Unternehmen dies technisch und organisatorisch umsetzen können.

Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung

Auch bei Bewerberdaten gelten die grundlegenden Prinzipien der DSGVO:

Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Es dürfen nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den Bewerbungsprozess zwingend erforderlich sind.

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Die Speicherung der Daten ist strikt auf den Zeitraum zu beschränken, in dem sie noch benötigt werden.

Dies bedeutet konkret, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es absolut notwendig ist. Die Anwendung dieser Grundsätze muss dabei restriktiv erfolgen, sodass jede unnötige Datenspeicherung vermieden wird.

Löschung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Grundsätzlich müssen Bewerberdaten unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Werden keine weiteren berechtigten Interessen verfolgt, endet die Notwendigkeit der Datenspeicherung, sodass auch die gesetzlich geforderten Speicherfristen automatisch eingehalten werden.

Ausnahmefälle: Rechtsstreitigkeiten und Nachbesetzung

In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, Bewerberdaten über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus aufzubewahren:

Drohende Rechtsstreitigkeiten: Sollten rechtliche Auseinandersetzungen wegen einer Nichteinstellung zu erwarten sein, können die Daten zur Klärung des Sachverhalts temporär weiter aufbewahrt werden.

Nachbesetzung von Stellen: Bei einer erneuten Vakanzenbesetzung können bestimmte Daten für eine gewisse Zeit als Referenz dienen.

Auch in diesen Ausnahmefällen sollte jedoch eine maximale Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten nicht überschritten werden. Diese zeitliche Begrenzung hilft, die Balance zwischen berechtigtem Interesse und Datenschutzanforderungen zu wahren.

Umsetzung im Unternehmen

Die praktische Umsetzung der Speicherfristen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen:

Technische und organisatorische Maßnahmen: Es muss sichergestellt sein, dass die fristgerechte Löschung der Daten systematisch und zuverlässig durchgeführt wird.

Interne Datenverarbeitung: Werden Bewerberdaten häufig per E-Mail weitergeleitet und bearbeitet, kann es passieren, dass Kopien in verschiedenen Postfächern übersehen und nicht gelöscht werden.

Softwaregestütztes Bewerbermanagement: Der Einsatz einer spezialisierten Softwarelösung ist hier von großem Vorteil. Mit einem solchen System lassen sich die Daten strukturiert verwalten, gezielt löschen und zudem die Zugriffsberechtigungen granular steuern. Diese Maßnahmen minimieren das Risiko einer ungewollten Datenaufbewahrung und sorgen für Transparenz im gesamten Prozess.

Aufbewahrung im Bewerberpool

Abweichend von den generellen Speicherfristen besteht die Möglichkeit, Bewerberdaten in einem Bewerberpool länger aufzubewahren – allerdings nur unter einer rechtmäßigen Einwilligung der Betroffenen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In solchen Fällen kann eine längere Frist, beispielsweise ein oder zwei Jahre, vereinbart werden. Diese Regelung ermöglicht es, qualifizierte Bewerber auch für zukünftige Vakanzen in Betracht zu ziehen, ohne gegen Datenschutzvorgaben zu verstoßen.

Fazit

Die Speicherung von Bewerberdaten ist ein sensibles Thema, das sowohl unter datenschutzrechtlichen als auch unter praktischen Gesichtspunkten sorgfältig geregelt sein muss. Unternehmen sind gefordert, die Prinzipien der Datenminimierung und Speicherbegrenzung strikt einzuhalten und gleichzeitig flexible Lösungen – etwa durch softwaregestützte Bewerbermanagementsysteme – zu implementieren. So wird nicht nur der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet, sondern auch ein effizienter Bewerbungsprozess sichergestellt.

Die richtige Balance zwischen datenschutzrechtlichen Anforderungen und den Bedürfnissen des Recruitings zu finden, ist entscheidend für eine zukunftssichere Personalgewinnung.